BEP Birimi tarafından sene başlarında düzenlenen toplantı ile bir sınıfta kaynaştırma öğrencisi olarak bulunan öğrencilerin durumu görüşülerek izlenecek yol haritası belirlenir. Öğrencinin gelişimsel durumu, raporları ve aile görüşü dikkate alınarak öğretmenler bu durum ışığında BEP hazırlarlar. Öğrenciye hazırlanacak BEP öğrenci seviyesinde olmalı ve gelişimini sağlamalıdır. Çok kolay olup öğrenciyi yerinde saydırmak ya da çok üst seviyede olup öğrencinin erişemeyeceği kazanımları vermek doğru değildir. Bu yüzden bu öğrencilerin aileleriyle görüşerek durumları hakkında bilgi sahibi olunmalı, öğrenciler izlenmeli ve seviyesine uygun onu bir adım yukarı taşıyabilecek doğru BEP hazırlanmalı.
Görüşmede görüşülen konular genellikle hangi derslerden BEP hazırlanacağı, hangi derslerden destek eğitim verileceği, öğrenci takibinin nasıl yapılacağı konularıdır.
